Поэтапное создание корпоративного портала

Вряд ли найдется компания, которая раз поставив у себя корпоративный портал, из года в год не расширяла бы его функционал.

С другой стороны, сразу поставить серьезный многофункциональный портал это не очень хорошая идея: сложно сразу поставить задачу, оценить риски, выделить единовременно серьезные средства и т.д.

 

Чаще всего идея создания корпоративного портала возникает, когда объем информации накапливающийся в компании (и хранящийся в разных подразделениях по разным шкафам) достигает такой величины, что поиск нужной информации превращается в серьезную проблему. Информация, как капитал компании, начинает обесцениваться (из ее стоимости вычитается стоимость поиска и потери от возможного использования неактуальной информации). Компания создает корпоративный информационный портал, который решает эти проблемы, но проявляет новые, которые раньше просто не были видны за старыми проблемами. Поднявшись на одну вершину, мы замечаем и другие, не видимые ранее.

 

В другом случае необходимость создания портала возникает в различных издательствах, работающих со многими авторами разбросанными по разным городам и странам. В этом случае компания подходит к созданию корпоративный портал совместной работы, который обеспечивает как сбор, хранение и выдачу информации, так и совместную работу по обработке информации. Это уже более функциональный и специфический портал. Поэтому начнем с вопроса направлений развития самого простого информационного портала, который в современный век информации необходим любой компании независимо от ее направленности и размера.

 

1.      С увеличением объема информации корпоративного портала возрастает сложность не только с классификацией входной информации, но, что основное, с необходимостью поддержания актуальности информации. Устаревшие документы так же должны храниться, но перепутывание действующей (актуальной) информации и устаревшей (неактуальной)  может привести к серьезным убыткам и недопустимо. Один администратор уже не может справляться с этой задачей (не сколько из-за объема работ, сколько из-за многопрофильности хранимых документов). Решение этой задачи требует совместной работы и администратора, и ряда специалистов, для чего в корпоративный информационный портал интегрируется портал совместной работы.

2.      Принципиально невозможно иметь в корпоративном информационном портале всю информацию, какая только может потребоваться в работе компании. Но всегда имеются специалисты (как внутри компании, так и вне ее) которые могут дать ответы на поставленные задачи. Так возникает идея интеграции в корпоративный информационный портал экспертного портала. Последний содержит на своих страницах ссылки, классифицированные по рубрикам информационного портала, на соответствующих специалистов с их кратким резюме. Если Вы не нашли в информационном разделе портала нужной информации, то вы можете задать вопрос и получить требуемую информацию в экспертном разделе портала.

3.      По целому ряду причин на вашем компьютере может не быть приложений, необходимых для Вашей работы (особенно если это карманный компьютер или сотовый телефон). В этом случае может помочь корпоративный портал приложений, который также может быть интегрирован в корпоративный портал. Он может обеспечить или удаленное выполнение Вашей задачи, или обеспечить удаленную установку необходимого приложения на Вашем компьютере.

4.      Многие бизнес-процессы компании предусматривают совместную работу удаленных или мобильных участников (как сотрудников компании, так и поставщиков, потребителей, партнеров и т.д.). В данном случае выходом также является корпоративный портал совместных работ, обеспечивающий автоматизацию этих бизнес-процессов независимо от территориальной принадлежности или мобильности их участников и в режиме 24*7.

5.      В наше время основным капиталом компании являются не сооружения и компьютеры, а информация. И даже не сотрудники, владеющие информацией, они всегда могут уйти вместе со своими знаниями. Наилучшим образом поставить работу по обработке входной информации, а также знаний и интуиции сотрудников компании по превращению их в основной капитал компании (в информацию) поможет корпоративный портал управления знаниями. Он обеспечит коллективную работу сотрудников Вашей компании с всесторонней информационной и прочей поддержкой, и с документацией и «самодокументацией» всех результатов работы, включая промежуточные.
Компания будет постоянно наращивать свой капитал и будет серьезно зависеть от отдельных «незаменимых» сотрудников.

 

Задачи корпоративного портала могут ставиться постепенно. Одни задачи реализуются и осваиваются практически, другие возникают, исходя из уже освоенных, и формируются в виде технических заданий и технико-экономических обоснований на дальнейшее развитие корпоративного портала Вашей компании. При таком подходе возможные риски будут минимальны, а внедрение будет происходить быстро и гладко.